Le conseil d’administration pour 2018 – 2019

Si vous avez des questions pour le conseil d’administration de l’Association, veuillez nous envoyer un courriel  à l’adresse suivante :  info@gauvinassociation.com

Trois fois depuis sa création, l’Association des Gauvin d’Amérique s’est dotée de nouvelles règles de fonctionnement visant, chaque fois, à répondre aux changements environnementaux. Ainsi, en 1965, l’organisation a élaboré des règles répondant aux exigences d’un nouvel organisme plein d’enthousiasme.

En 1993, lors d’un changement de garde, de nouveaux règlements furent adoptés. Ceux-ci visaient à répondre aux besoins d’un organisme en pleine croissance.

Finalement, en 2002, de nouvelles règles de fonctionnement ont été adoptées pour les faire mieux coller à une nouvelle réalité, à un nouveau mode de fonctionnement ainsi qu’à une maturité acquise après plus de 35 années de fonctionnement.

À la suite, on trouvera les textes portant sur les sujets suivants :

La vision

Regrouper tous les descendants du mariage de Jean Gauvin à Anne Magnan, les premiers ancêtres en Amérique.

La mission

L’« Association des Gauvin d’Amérique » (ci-après l’« Association » ) est un organisme sans but lucratif, dédié à la recherche et à la diffusion des données généalogiques et historiques concernant les descendants de Jean Gauvin.

Les objectifs

• Développer le contenu d’une banque informatisée portant sur les données généalogiques et historiques sur les descendants, de Jean Gauvin et de publier, sur divers supports, les résultats de ces travaux.
• Communiquer à ses membres, à l’aide de diverses technologies, les informations pertinentes concernant la conduite des affaires de l’« Association »
• S’assurer que les messages portant sur la conduite des affaires de l’« Association » respectent la langue des ses membres ainsi que des personnes qui constituent le bassin des membres potentiels, tant au Québec que dans le reste du Canada et des États-Unis.
• Promouvoir et publiciser, auprès du grand public, l’existence de l’« Association », les travaux en cours ainsi que les productions déjà réalisées.
• Augmenter, en faisant appel à divers outils de communication, le nombre des membres réguliers dans l’« Association ».
• Poursuivre de façon pro-active, les échanges d’informations ainsi que la participation des membres de l’« Association » à diverses activités organisées par l’Association des Gauvin d’Europe.

Les membres

Membres réguliers
Toute personne pourra devenir membre régulier, sur demande à cette fin et sur acceptation du Conseil d’administration (ci-après le « Conseil »), en se conformant à toutes autres conditions d’admission décrétées par résolution du « Conseil », le tout subordonné aux dispositions des articles portant sur la suspension, à l’expulsion et à la démission des membres.

Membres honoraires
Il sera loisible au « Conseil » de désigner par résolution toute personne comme membre honoraire de l’« Association », pourvu toutefois que le nombre total des membres honoraires en exercice ne représente pas plus que dix pour cent (10 %) du nombre total des membres réguliers en règle.

Les membres honoraires n’auront aucune contribution annuelle ou autre à verser. Ils auront droit d’assister aux assemblées générales ou spéciales des membres. Cependant, ils n’y auront pas le droit de vote.

Ils ne seront pas éligibles à titre de membres du « Conseil » ni comme officiers de l’« Association ».

Cotisation

La cotisation annuelle ainsi que toutes autres sommes à être versées à l’« Association » par les membres réguliers seront établies par résolution du « Conseil » et seront payables aux moments déterminés par celui-ci.

Assemblées des membres

Assemblée générale
L’assemblée générale annuelle des membres de l’« Association » aura lieu à la date que le « Conseil » fixera chaque année, mais avant l’expiration des trois (3) mois suivant la fin de l’exercice financier de l’« Association ».

Elle sera tenue aux places et lieu que le « Conseil » jugera à propos.

Assemblées générales spéciales
Toutes les assemblées générales spéciales des membres seront tenues aux places et lieu que le « Conseil » jugera à propos. Il sera loisible au Président ou au « Conseil » de convoquer de telles assemblées. De plus, le Secrétaire-trésorier sera tenu de convoquer une assemblée générale spéciale des membres sur réquisition à cette fin, par écrit et signée par quinze pour cent (15 %) des membres réguliers en règle, et cela dans les trente (30) jours suivant la réception d’une telle demande écrite qui devra spécifier le but et les objets d’une telle assemblée spéciale.

À défaut par le Secrétaire-trésorier de convoquer une telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci pourra être convoquée par les signataires mêmes de la demande écrite.

Le Conseil d’administration

Nombre de Directeurs

Les affaires de l’« Association » seront administrées par un « Conseil » composé de quinze (15) membres au maximum dont neuf (9) provenant de la Province de Québec et de six (6) de l’extérieur de ladite Province.

Tout membre régulier en règle sera éligible comme membre du « Conseil » et pourra remplir telles fonctions.

Élection
Tous les Administrateurs sont élus pour un mandat de deux (2) ans par les membres au cours de leur assemblée générale annuelle.

Des élections auront lieu à chaque année, mais seulement pour la moitié des postes selon le mandat reçu à l’élection d’origine.

Tout administrateur dont le poste doit faire l’objet d’une élection est rééligible s’il possède les qualifications requises.

Tout poste devenu vacant par le retrait d’un administrateur, pour quelque raison que ce soit, peut être comblé par les membres restant, par résolution, pour la balance non expirée du terme associé à ce poste.

Réunions
Quatre (4) réunions statutaires sont prévues pour traiter, entre autres choses de sujets spécifiques :

• immédiatement à la suite de l’assemblée générale annuelle pour l’élection des officiers de l’année administrative ;
• au début du mois de juillet pour l’approbation du plan d’action, du budget et du contenu du Maillon ;
• au début du mois de novembre pour l’évaluation du Maillon et du constat du niveau d’avancement des travaux prévus au plan d’action ;
• à la fin du mois d’avril pour l’évaluation des résultats obtenus par le plan d’action et la préparation de l’assemblée générale annuelle.

Le Comité exécutif

Les membres
Les membres du Comité exécutif (ci-après le « Comité ») sont : le Président, le Vice-président, le Secrétaire-trésorier et l’Archiviste.

Élection
Suite à l’élection des administrateurs à l’assemblée générale annuelle, les Administrateurs se réunissent pour désigner, parmi eux, les officiers qui composeront le « Comité ».

Durée du mandat
Chaque officier est élu pour un mandat de un (1) an qui pourra cependant être renouvelé annuellement.
Si une vacance survient en cours d’année, le Président pourra désigner un Administrateur pour terminer le mandat en cours.

Réunions
Trois (3) réunions statutaires sont prévues pour traiter, entre autres choses, de sujets spécifiques :

• à la fin du mois de juin le suivi régulier des activités de gestion, pour l’élaboration du plan d’action, du budget ainsi que du contenu général du Maillon ;
• à la mi-septembre pour un dernier regard sur le contenu du Maillon, le suivi régulier des activités de gestion et la préparation du « Conseil » de novembre ;
• à la fin du mois de janvier pour le suivi régulier des activités de gestion et la préparation du « Conseil » du mois d’avril.